تحديات التحول الرقمي وكيفية التغلب عليها

تحديات التحول الرقمي وكيفية التغلب عليها

نقاط عدة يجب التحقق منها قبل تطبيق برنامج إدارة موارد الشركات ERP

إن تنفيذ برنامج إدارة موارد الشركات هو الحل لكل المشاكل التي تعاني منها أعمالك التجارية، إلا أن التحول الرقمي قد يكون محفوفاً بالمخاطر إن لم يطبق تطبيقاً صحيحاً. يمكن أن تواجه الشركات العديد من التحديات أثناء تنفيذها للبرنامج فيما يتعلق باختيار البرنامج الصحيح، وجودة البيانات، وتحديات أخرى تقنية وإدارية وأخرى نفسية، ولهذا ننصح أن تبقي تطبيقك للبرنامج قيد السيطرة، وأن تتحقق من عدة أمور قبل البدء بتطبيق البرنامج.

يعزز التطبيق الجيد لبرمجية إدارة موارد الشركات من كفاءة عملك ويمنحك فوائد لا حصر لها. كما أن التطبيق الخاطئ للبرنامج يدمر شركتك ويعود عليك بالخسائر فقط.

في وقتنا المعاصر أصبح التحول الرقمي أمراً لا غنى عنه، فهو ينظم كافة عملياتك التجارية ويضمن لك نتائج أفضل. يقلل التحول الرقمي الذي يقدمه برنامج إدارة الشركات من العمليات اليدوية بشكل كبير ويزيد من التعاون والتنسيق بين أقسام الشركات المختلفة. كما أن التنفيذ السريع لمهام الأعمال التجارية يحد من الأعباء الإدارية التي يتحملها المديرون مما يوفر لهم وقتاً للتركيز على المبيعات والتسويق والتطويرات التجارية الاستراتيجية. باختصار يقدم برنامج إدارة موارد الشركات خدمة كبيرة للمؤسسات التجارية عبر مساعدتها على تجاوز المحن والتحديات الدائمة وتقديمه للدعم الكامل وغيره الكثير الكثير.

ومع هذا فقد يصاحب تطبيق ERP العديد من التحديات. لنلقي نظرة على أهم هذه التحديات:

تحدي اختيار برنامج ERP الأنسب للشركة:

عند اختيار تطبيق ERP المناسب لعملك، فإن أهم الأسئلة التي يطرحها المشرفون والمديرون التنفيذيون تتعلق بنوع ERP الذي يجب عليهم اختياره، ونطاق ERP، وقابلية التوسع، والميزانية، وما إلى ذلك. وتظهر الكثير من التساؤلات فيما إذا كان تطبيق تخطيط موارد المؤسسات (ERP) سيكون مناسباً للشركة، وهل سيتناسب مع حدود إنفاق المؤسسة وميولها واحتياجات الصناعة. لذلك قم بإجراء بحث شامل لتتمكن من اختيار أفضل برنامج (ERP) متناسب مع متطلبات عملك. امنح الأمر بعض الوقت ولا تتسرع في اتخاذ خيار ERP لتتجنب الندم بعد ذلك.

تحديات تقنية: ما أن تنتهي من تحدي اختيار البرنامج الأنسب حتى تواجه تحدٍ آخر، ألا وهو التحدي التقني، فلكي تكون أنظمة شركتك متوافقة مع برمجية إدارة موارد الشركات ERP ستضطر لتحديث المخدم ومحطات العمل. لكن إن اخترت الشريك المناسب لتطبيق برنامج ERP الخاص بك كشركة براق غروب مثلا، ستتمكن من حل الأمور بسرعة أكبر.

تحدي جودة البيانات: حتى جودة البيانات قد تشكل عائقا كبيراً، فقد لا تتوافق أطر ERP الحديثة مع الأطر القديمة للشركة. لذلك فالتخطيط المسبق للخطوات الواجب عليك اتباعها يساعدك على التغلب على هذا التعارض ما بين الأطر القديمة وأطر ERP الحديثة والمطورة، ولهذا فإن التخطيط الجيد للمشروع يسهم في تحديد التغيرات المحتملة المطلوبة لعمل النظام بشكل فعال ومتناغم.

تحديات إدارية: يؤدي تنفيذ برنامج إدارة موارد الشركات إلى إحداث تغييرات كبيرة في توجيهات الشركة، ونموذجها، وممارساتها. فعند إعداد إطار عمل ERP آخر، يمكن الوصول إلى البيانات التي أدخلها سابقاً مستخدم ما من قبل بقية المستخدِمين بوقت قياسي، ويعزز هذا من مسؤوليات المستخدِمين بشكل كبير.

وفي الوقت نفسه، هناك ضرورة لتطبيق ممارسات ومعايير إدارية جديدة. وبالمثل، يجب اتخاذ خطوات لإعادة أو تحديث الممارسات الحالية وجعلها متوافقة مع إطار عمل برمجية ERP الجديدة.

تحديات نفسية: وتشكل التحديات النفسية عقبة أخرى أمام تنفيذ إدارة موارد الشركات. فغالباً ما تكون المؤسسات مزيجًا غير متجانس من الموظفين، بعضهم محبون للتغيير والحداثة بينما يفضل البعض الآخر الوسائل القديمة. لذلك عندما تقرر تنفيذ (ERP)، قد لا يكون كل الموظفين مهتمين أو مشجعين للفكرة. إذن كيف يمكنك حل هذه المشكلة؟ لا تقلق. قم بإشراك جميع موظفيك في عملية التنفيذ من خلال أخذ آرائهم واقتراحاتهم فيما يتعلق بالمتطلبات والاحتياجات. وهذا لا يساعد في اتخاذ الخيار الصحيح للبرنامج فحسب، بل يحفز الموظفين أيضًا على تبني التطبيق الجديد بسرعة.

قائمة بالأمور الواجب التحقق منها قبل بدء تطبيق :ERP

1. وجود فريق ذو خبرة لتنفيذ البرنامج.

2. توثيق العمليات التجارية الحالية، والمشاكل الشائعة، والفرص الضائعة.

3. تحديد المتطلبات والوظائف الدقيقة المطلوبة في التطبيق.

4. التحديد الواضح لأهداف وغايات تنفيذ تخطيط موارد الشركات.

5. تحديد الجدول الزمني والميزانية المناسبين.

6. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية والنتائج المرجوة.

7. عمل مخطط لكيفية عمل الأطر الجديدة في أقسام الأعمال المختلفة.

8. ضمان عمل مرافق الشبكات والبنى التحتية للأجهزة الأخرى.

9. إزالة المعلومات القديمة.

10. مراجعة هجرة البيانات.

11. وضع قواعد بيانات جديدة، وفصل حقول قواعد البيانات الجديدة عن القديمة.

12. اختبار الواجهات، والفعالية، والتقارير مع سيناريوهات واقعية وبيانات المعاملات.

13. تطوير برنامج تدريبي واضح، وإعداد المدربين بشكل شامل، والبدء في تدريب المستخدمين.

14. الحفاظ على تواصل دائم ومناسب مع الجميع أثناء كافة عمليات تنفيذ ERP.

15. ضمان مشاركة المستخدِمين، وأخذ ملاحظاتهم لإجراء تغييرات في التطبيق.

16. إعطاء الأولوية لكل أقسام الأعمال وللعمليات الرئيسية.