إرشادات وتحذيرات تخص تنفيذ إدارة موارد الشركات

هل توشك على تطبيق برنامج إدارة موارد الشركات ERP في شركتك؟ هل تقلق من تعقيدات البرنامج أو من حدوث أخطاء قد تدمر سير عملية تطبيق البرنامج بأكملها؟ لا تقلق!  فقد ذكر الخبراء في برنامج إدارة موارد الشركات بعض الأخطاء التي يقع فيها المديرون عند اختيار، ونشر، وتنفيذ برنامج ERP، كما قدموا بعض التوجيهات والإرشادات التي تخص العملية. 

لذلك، إليك بعض الخطوات التي يجب القيام بها لضمان تنفيذ ناجح لتخطيط موارد الشركات:

1. التزام المديرين التنفيذيين: 

تتطلب العملية التزامًا كبيراً من مديري الشركة إذ يجب أن يكونوا متاحين على الدوام لحل أي نزاع أو مشكلة قد تحدث، وبالتالي فإن إشرافهم السطحي لا يكفي.

2. الاختيار الدقيق لبرنامج تخطيط موارد المؤسسات وطلب الاستشارات:

هناك خيارات كثيرة من حلول ERP في السوق، لذلك لا بد من البحث عن حل ERP الذي يناسب متطلبات عملك، ويتوافق مع مجموعة الوظائف والمرونة التي تريدها. اطلب المشورة من استشاري مستقل متمرس ليس له مصلحة مع أي مزود خدمة أو بائع لبرنامج تخطيط موارد الشركات، ويمكنه تقديم نصائح وإرشادات في جميع مراحل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات.

3. إدارة المشروع:

إن وجود مدير كفء، وفريق مؤهل من خبراء تكنولوجيا المعلومات والخبراء التقنيين، ومنهجية مناسبة لإدارة المشروع، له دور رئيسي في نجاح تنفيذ برنامج تخطيط موارد المؤسسات. كما أن التدريب الشامل على وحدات ERP المختلفة سيجعل موظفيك يفهمون البرنامج ووظائفه بشكل أفضل مما يؤدي إلى تعزيز روح العمل الجماعي وتحسين الإنتاجية.

4. وجود فكرة واضحة عن الميزانية والتكلفة والموعد النهائي:

تعد عملية تنفيذ إدارة موارد المؤسسات عملية مكلفة، وتستغرق وقتًا طويلاً، لذا ادرس جيدًا الوقت والتكاليف المطلوبة قبل تطبيق البرنامج كي لا تتفاجأ فيما بعد، وتدخل في مشاكل لا داعي لها مع بائع البرنامج.

5. البيانات القديمة:

تحقق من بياناتك القديمة، وقم بحذف أي معلومات غير ذات صلة أو غير ضرورية قبل تنفيذ نظام ERP. واحرص أيضًا على إدخال بياناتك القديمة في النظام الجديد بشكل صحيح! وتجنب حالة "إدخال القمامة وإخراجها".

 6. تجنب الإفراط في التخصيص:

تطلب العديد من الشركات التخصيص في أماكن عملها للحصول على برنامج إدارة موارد شركات ERP فريد مصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتهم الخاصة. لكن يجب أن يتم التخصيص تحت إشراف إدارة الشركة لتجنب الإفراط في التخصيص.

إذ يؤدي التخصيص الزائد إلى زيادة تكلفة تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسات بالكامل، وجعله معقدًا، كما يؤخر تاريخ بدء الإطلاق والنتائج المتوقعة، ويجعل الترقية صعبة لأن التخصيص يتطلب تغييرات في رمز المصدر مما يستغرق وقتًا طويلاً في تصحيح الأخطاء وجعل الوحدات تعمل بشكل فعال. كما يبقيك تحت رحمة مزود الخدمة، أو قد تضطر إلى العودة إلى نقطة الصفر، وتنفيذ البرنامج من جديد بالتعاون مع مزود جديد للبرنامج في حال حدوث أي مشكلة مع بائع البرنامج الحالي. 

عوامل الفشل: أما الآن بعد أن ذكرنا بعض التوصيات التي يجب القيام بها، دعنا ندرج بعض العوامل الشائعة التي تؤدي إلى فشل في عملية تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات.

1. التوقعات غير الواقعية:

لا يختلف نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عن تعلم مهارة جديدة، أو محاولة الحفاظ على لياقتك إذ يحتاج كل ما سبق إلى بعض الوقت والتفاني لبدء الحصول على نتائج. لا تتوقع أن يوفر لك النظام الجديد ثروة أو يطور عملك بين عشية وضحاها. ضع في اعتبارك أثناء تنفيذ البرنامج أن حدوث بعض الانتكاسات أمر وارد، ولكن لا تقلق أيضًا فبمجرد أن تختار النظام المناسب، سوف تعتاد عليه، وتبدأ في الحصول على النتائج الإيجابية في الوقت المناسب.

2. التمسك بالأساليب القديمة:

يحتوي النظام على ميزات جديدة يجب التكيف معها وبدء العمل عليها، ولكن قد يكون بعض الموظفين وخاصة كبار السن منهم غير مستعدين للتغيير والتعامل مع الوضع الجديد، وهذا الأمر سيمنعك من الحصول على النتائج المرجوة من البرنامج.  

3. عدم كفاية التدريب: 

إن تدريب موظفيك تدريباً جيداً أمر لا مفر منه! احرص أن يجيد موظفيك العمل على الوحدات التي سيستخدمونها، وعلى الوحدات والوظائف التي تستخدمها الأقسام الأخرى أيضًا. يساعد التدريب الكافي المستخدمين على التكيف مع نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد، ويحسن بيئة العمل الجماعي، ويسرع جني الفوائد والأرباح.

4. لا تسترخص:

لا تختر أرخص نظام ERP في السوق. بل حدد خيار ERP الذي يناسب احتياجات عملك بشكل أفضل حتى لو كان أكثر تكلفة. إضافة إلى ذلك، لا تختر التقنيين المستقلين على الشركاء المرخصين لتنفيذ برنامج إدارة موارد المؤسسات الخاص بك. فعلى الرغم من أن توظيف تقنيين مستقلين أرخص، إلا أنهم لا يملكون التصاريح اللازمة، وقد يفشلون في تقديم الدعم اللازم لك للوصول إلى هدفك من النظام الجديد.

5. لا تبدأ الإطلاق مبكرًا: 

يعطي الإطلاق قبل تعلم كيفية استخدام النظام تعلماً جيدًا نتائج عكسية؛ لذلك، خطط جيداً قبل أن تتصرف، وباشر بالأمر خطوة بخطوة.

6. عدم التوثيق: 

يجب توثيق كيفية استخدام النظام الجديد لإعداد موظفيك وجعلهم قادرين على التصرف في مختلف المواقف، ومهما كانت الحالة.

باختصار، تعد عملية تنفيذ برنامج إدارة موارد المؤسسات عملية معقدة ومحفوفة بالمخاطر، وتلعب العديد من العوامل دورًا في نجاحها أو فشلها مثل فهم احتياجات العمل، ودراسة الوقت والتكاليف المطلوبة، وإشراك جميع الموظفين، والإشراف عن كثب على كل مرحلة من مراحل العملية.