أهم معايير اختيار برنامج إدارة موارد الشركات

أدركت معظم الشركات مؤخرًا الفوائد العظيمة لأنظمة تخطيط موارد الشركات (ERP) على أعمالها، فأصبحت تتسابق لتنفيذ تخطيط موارد الشركات (ERP) في مكان عملها لمساعدتها على إدارة أعمالها بنجاح، ولتتميز في السوق. ولكن اختيار برنامج ERP الصحيح يمثل تحديًا في حد ذاته. إذ أن هناك العديد من العوامل التي قد تؤثر على نظام تخطيط موارد المؤسسات كالتكلفة، وفعالية التطبيق، وقابلية التوسع والنشر وغيرها الكثير. لذلك في هذه المقالة سوف نساعدك على التغلب على هذا التحدي من خلال سرد بعض المعايير التي يجب مراعاتها أثناء اختيار نظام تخطيط موارد الشركات (ERP) الخاص بك.

حصر متطلبات العمل:

الخطوة الأولى التي يجب القيام بها هي إعداد قائمة باحتياجات عملك لضمان الحصول على التغييرات المطلوبة خاصة في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات. وللقيام بذلك على أكمل وجه، اجمع موظفيك من المديرين التنفيذيين وصولًا إلى الموظفين العاديين، واسألهم عن توقعاتهم عن البرنامج، وما رأي كل واحد منهم حول الميزات التي يجب أن يتمتع بها النظام لخدمة متطلبات الشركة بالشكل الأمثل.

البرنامج مستقبلاً:

قبل اختيار برنامج ERP، يجب عليك إجراء دراسة حول ميزات كل برنامج ERP، ومزودي الخدمة الخاصين بهم، والتحقق مما إذا كانوا سيستمرون في دعم عملائهم بميزات ووظائف واسعة النطاق في المستقبل أو إذا كان هناك أي احتمال أنهم قد يتركون العمل بهذا المجال في أي وقت قريب. ستساعدك هذه الدراسة في اختيار برنامج ERP أفضل مع بائع ERP موثوق به. على سبيل المثال، يقدم شركاء أودوو مثل براق غروب برنامج Odoo ERP، وهو برنامج إدارة موارد شركات قوي يتفوق على أي برنامج ERP آخر في السوق، ويمكن أن يضمن لك دعمًا طويل الأمد.

قابلية التوسع:

إن اختيار برنامج إدارة موارد شركات ERP قوي ومتمكن من إدارة العمل، وخصوصًا في حالة ازدياد حجم العمل وعدد العملاء أمر مستحب للغاية. فليس جميع مزودي برامج ERP يقدمون برمجيات قابلة للتوسع، لذلك تحقق إن كانت تطبيقات البرنامج قابلة للتوسع باستمرار لتواكب تطور العمل لضمان الحصول على الدعم الكافي عندما يتوسع عملك.

إضافة إلى ذلك، يمكن لقابلية التوسع أن تكون أكثر تكلفة على صعيد الترتيبات المطلوبة داخل الشركة، فقد تحتاج إلى شراء مخدمات إضافية لتخفيف الأحمال. لذلك من المهم أن تسأل مزودي برامج تخطيط موارد الشركات عما يمكن أن تقدمه منتجاتهم للأعمال التجارية، وما إذا كان يمكن توسيع نطاقها عند الحاجة مستقبلًا.

عائد الاستثمار:

عادةً ما تكون التكلفة الإجمالية لملكية البرنامج هي جل ما يشغل بال الشركات عند اختيار برنامج ERP. ولكن من الضروري أيضًا معرفة عائد الاستثمار (ROI) من البرنامج.

فاختيار برنامج إدارة موارد الشركات على أساس عائد الاستثمار بدلاً من التكلفة الإجمالية للملكية سيحقق لك أرباحًا تجارية كبيرة.

تحقق من المراجع:

بغض النظر عما ستشتريه، فإن إلقاء نظرة أولاً على مراجع المنتج يساعدك على معرفة ما إذا كان المنتج جيداً كما يدعي البائع، وما إذا كان العملاء راضين عن المنتج وخدمات البائع. وبالمثل، فإن التحقق من مراجع مزود خدمة إدارة موارد الشركات ERP يعطيك نظرة كافية حول صحة وعود البائع، وحجم الفوائد التي حصل عليها العملاء من برامجه. كما أن الاطلاع على مراجع الشركات التي تعمل في مجال مشابه لمجالك تكشف عن جوانب عديدة مثل الوظائف التي نفذوها، وكم كانت النتائج أفضل، وكم مدة الدعم ومقدار التدريب اللذين يقدمهما بائع البرنامج على نظام تخطيط موارد المؤسسات وما إلى ذلك.

الانخراط الكامل للإدارة: 

إن الإشراف الدقيق من قبل المديرين التنفيذيين أمر بالغ الأهمية لنجاح تنفيذ البرنامج. لذلك، تأكد أن المديرين يولون اهتمامًا كافيًا خلال كل مرحلة من مراحل عملية تخطيط موارد الشركات إذ يؤدي اهتمام المديرين بالعملية إلى تسهيل سير عمل التنفيذ ونجاحه بشكل كبير.

دعم المستخدمين:

يشعر بعض الموظفين أحيانًا بالخوف من التقنيات الجديدة، وأنهم قد لا يتمكنون من استخدامها على النحو الصحيح. لذلك عند تنفيذ برنامج إدارة موارد الشركات ERP الجديد في عملك، احرص أن يكون جميع المستخدمين مؤيدين ومستعدين لاستخدام البرنامج الجديد. هذه الخطوات ستساعدك في تحقيق ذلك:

أولاً، اطلب من مزود الخدمة تزويدك بوثائق مفصلة حول كيفية عمل تخطيط موارد المؤسسات. 

ثانيًا، قم بإشراك موظفيك من خلال التحقق من رأيهم في البرنامج، وتسجيل مطالبهم ورغباتهم الخاصة بالبرنامج.

أخيرًا، امنح موظفيك تدريبًا كافيًا على وحدات تخطيط موارد المؤسسات المختلفة. بمجرد أن يعتاد المستخدمون على البرنامج الجديد، ستحصل بالتأكيد على الفوائد التي تتطلع إليها.

التكامل والتوافق:

تحقق أيضًا مما إذا كان نظام ERP الجديد سيتناسب مع النظام الموجود بالفعل. على سبيل المثال، هل يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد قراءة البيانات الموجودة في النظام الحالي والاستفادة منها؟ احرص على اختيار نظام قادر على الاندماج مع الأنظمة الموجودة من قبل كي لا تضطر للبدء من الصفر.

الموارد المخصصة:

نظرًا لأن معظم أطر تخطيط موارد المؤسسات تدوم تقريبًا لمدة 10 سنوات أو أكثر، تظل الصيانة والدعم دائمًا مصدر قلق. لذلك، فليكن تفكيرك بعيد المدى أثناء وضع خطة التكلفة واختيار بائع برنامج ERP. على سبيل المثال، تلجأ العديد من الشركات التي ترغب في توفير المال وخفض النفقات إلى توظيف تقنيين مستقلين لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات، ولكن للأسف ينتهي بهم الأمر بدفع المزيد من المال لأنهم بحاجة إلى توظيفهم مرارًا وتكرارًا كلما احتاجوا إلى تحديث البرنامج أو عمل صيانة له، بينما يمكن أن يؤدي تعيين مطورين مرخصين إلى تقليل التكلفة في نهاية المطاف لكونهم يقدمون الدعم والصيانة على المدى الطويل.

التخصيص:

لا يعد طلب التخصيص ضروريًا في كل برامج تخطيط موارد المؤسسات؛ بل هو اختيار وقرار المستخدم. فيطلب بعض المستخدمين التخصيص لجعل برنامج تخطيط موارد المؤسسات مناسبًا لأعمالهم بشكل خاص. ومع ذلك، بينما يمكن للتخصيص أن يعطي فوائد كبيرة للأعمال، فإن التخصيص الزائد يؤدي إلى عكس ذلك تمامًا. ولذلك للحصول على تخصيص فعَال وإنتاجي، حاول أن تجعل التخصيص أقل وأبسط ما يمكن.

بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أنك تتعاون مع مطورين ومصممين محترفين في لغة البرمجة المطلوبة للتخصيص. لدى مجموعة براق، الشريك الرسمي لأودوو، خبراء تقنيين واستشاريين يمكنهم توجيهك بفعالية في خدمات تخصيص أودوو وخدمات أودوو الأخرى.

إذن، قبل اختيار برنامج إدارة موارد الشركات ERP الخاص بك، نوصي بشدة بالتحقق من بعض معايير اختيار ERP. هنا في المقالة أدرجنا لك مجموعة من أهم المعايير. نأمل أن يكونوا دليلاً جيدًا. لمزيد من الدعم في عملك، لا تتردد في الاتصال بنا على 

info@Boraq-group.com

الكلمات المفتاحية: برنامج إدارة موارد الشركات ERP، شركاء أودوو، براق غروب، تخصيص أودوو.